ORGANISASI ADMINISTRASI BIMBINGAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Luas dalam dan berat ringanya pekarjaan bimbingan sangat ditentukan oleh situasi konkret yang dihadapi dan yang ingin dilayani. Demikian juga mengenai segi mana yang perlu mendapat perhatian atau tekanan yang lebih serius. Program dan tujuan bimbingan merupakan jawaban terhadap faktor-faktor kebutuhan situasi konkret di masing-masing persekolahan, disamping itu juga oleh kemampuan petugas yang melaksanakan.

Pemberian bimbingan memang dapat dilakukan secara insidentil apabila seorang guru atau pembimbing menghadapi anak yang yang bermasalah, merasa bahwa anak itu perlu ditolong, pembimbing bertindak menolong. Jika persoalan anak sudah dipecahkan, tugas pembimbing dianggap selesai, sampai datang saat pembimbing menemui kasus lagi yang menarik untuk ditolong.

1.2  Rumusan Masalah

Dari latar belakang tersebut kami dapat mengambil rumusan masalah sebagai berikut:

1. Apakah pengertian dari organisasi administrasi bimbingan?
2. Apa saja prinsip dalam pelaksanaan administrasi bimbinga?
3. Bagaimana pola organisasi bimbingan di sekolah?
4. Bagaimana proses pengumpulan, pencatatan, penyimpanan, dan penggunaan informasi dilakukan?
5. Bagaimana cara menyusun program bimbingan di sekolah?

1.3  Tujuan

Dari rumusan masalah tersebut, makalah ini dimaksudkan dengan tujuan sebagai berikut:

1. Untuk memahami tentang organisasi administrasi bimbingan
2. Untuk mengetahui prinsip-prinsip dalam pelaksanaan administrasi bimbingan
3. Untuk mengetahui pola organisasi bimbingan di sekolah
4. Untuk mengetahui proses pengumpulan, pencatatan, penyimpanan dan penggunaan informasi
5. Untuk mengetahui cara penyusunan bimbingaan di sekolah

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Organisasi Administrasi Bimbingan

Organisasi dan administrasi merupakan fungsi pengelolaan bimbingan di sekolah yang mencakup tanggung jawab pelaksanaan untuk perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, pengarahan, pengontrolan, dan supervisi dalam rangka mencapai hasil yang diinginkan. Karena itu para petugas bimbingan memiliki perhatian terhadap kegiatan dan program bimbingan.

Organisasi adalah suatu proses pengaturan yaitu mendirikan administrasi dan struktur yang fungsional untuk merumuskan tujuan, penyusunan untuk koordinasi usaha-usaha, membuat pertimbangan alokasi sumber kemungkinan koordinasi bagian-bagian untuk mengembangkan hubungan para petugas melalui garis wewenang/ tanggung jawab atau pendelegasian kekuasaan dan pemberian tugas.

Sementara itu, administrasi merupakan proses penanganan, yaitu perencanaan tugas-tugas eksekutif, pengawasan pengarahan dan pelaksanaan prinsip-prinsp untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kegiatan administrasi ini meliputi perencanaan, pengarahan, pengontrolan, dan pengawasan organisasi itu untuk mencapai tujuannya. 

2.2 Prinsip-prinsip Administrasi Bimbingan

Pendekatan administrasi dan organisasi bimbingan di sekolah berasal dari seperangkat keyakinan dasar bahwa:

1.      Perhatian utama setiap aktivitas bimbingan adalah pribadi siswa

2.      Program bimbinan dan layanan bimbingan diorganisasikan untuk mengembangkan setiap potensi anak,

3.      Layanan bimbingan di sekolah merupakan salah satu layanan layanan kesejahteraan siswa yang berkaitan dengan pengajaran,

4.      Program bimbingan sebagai salah satu elemen dalam satu elemen dalam satu sistem sekolah yang bersifat dinamis,

5.      Perubahan-perubahan dalam organisasi bimbingan yang optimal harus bersifat ilmiah dan sistematis,

6.      Program bimbingan yang efektif harus komunikatif,

7.      Pengambilan keputusan program bimbingan harus berdasarkan hasil perhitungan yang cermat,

8.      Efektivitas layanan bimbingan melibatkan para spesialis seperti administrator sekolah, konselor, guru, dokter, orangtua siswa, siswa sendiri, dan spesialis lain,

9.      Sekolah merupakan lembaga sosial yang unik dengan suatu pola sistem tertentu, sesuai dengan sifat-sifat dan kebutuhan para siswa dalam lingkungannya,

10.  Layanan bimbingan harus berkelanjutan, berkembang, dan bertujuan memberikan bantuan kepada setiap siswa secara kontinuagar siswa dapat mewujudkan seluruh potensinya.

2.3 Pola Organisasi Bimbingan di Sekolah

Organisasi bimbingan di sekolah sebaiknya sederhana, fleksibel, dan komprehensif. Umumnya, kita mengenal struktur organisasi bimbingan yang non sentral.

 Pada organisasi yang non sentral tidak terdapat koordinasi atau sedikit koordinasi antara guru dan kepala sekolah. Umumnya kepala sekolah menyerahkan anak yang bermasalah kepada guru kelas atau guru lain yang telah memahami bimbingan dan konseling. Bentuk organisasinya sangat sederhana dan tanpa sistem. Organisasi sentral umunya ditangani oleh tenaga ahli bimbingan yang mengkoordinasi dan bekerjasama dengna semua unit yang berkaitan dengan bimbingan para siswa.

Pelaksanaan organisasi bimbingan dan penyuluhan di sekolah dapat dibedakan menjadi tiga pola yang berbeda dalam peranan,   wewenang, dan tanggung jawabkepala sekolah sebagai penguasa di sekolah. Ketiga pola tersebut adalah:

1.      Pola organisasi bimbingan dan penyuluhan yang ditempatkan pada satu garis koordinasi antara tanggung jawab dan program pendidikan di sekolah secara keseluruhan. Tnaggung jawab kepemimpinan seluruhnya berada di tangan kepala sekolah yang bertanggung jawab atas kelancaran keseluruhan program pendidikan. Kepala sekolah berperan langsung sebagai koordinator bimbingan dan berwenang untuk menentukan garis kebijaksanaan bimbingan; sedangkan konselor dan stafnya merupakan pembantu kepala sekolah yang bertanggung jawab kepada kepala sekolah. Pola organisasi ini umumnya dilaksanakan untuk tingkat sekolah dasar atau sekolah lanjutan yang tergolong kecil.

2.      Pola organisasi yang terpisah dari program pendidikan. Kepala sekolah mendelegasikan tugas dan wewenang pelaksanaan bimbingan pada suatu badan tersendiri yang disebut lembaga bimbingan.Kepala sekolah tidak mempunyai wewenang langsung terhadap kegiatan bimbingan dan ia hanya bersifat sebagai konsultan dan hanya mempunyai tanggung jawab ke luar.

3.      Pola ketiga mempunyai kerangka:

a.       Organisasi bimbingan berada di bawah kepala sekolah dan staf bimbingan bertanggung jawab penuh,

b.      Kepala sekolah berfungsi sebagai koordinator dari seluruh kegiatan pendidikan dan turut aktif dalam pelaksanaan bimbingan.

Pada hakikatnya, pelaksanaan bimbingan dan penyuluhan di sekolah menjadi tanggung jawab bersama antara konselor dan personol sekolah, yaitu kepala sekolah, guru, wali kelas, dan petugas lainnya. Ideal sekali bila di suatu sekolah terdapat konselor yang dilengkapi dengan staf ahli lainnya seperti dokter, psikolog, pekerja social, dan sebagainya. Sebaliknya, suatu sekolah yang tidak memiliki konselordilaksanakan oleh guru yang ditugaskan untuk itu, yaitu guru konselor (teacher counselor), atau wali kelas.

2.4 Pengumpulan, Pencatatan, Penyimpanan, dan Penggunaan Data dalam Administrasi Bimbingan di Sekolah

Administrasi data diri siswa merupakan program inti dalam organisasi bimbingn. Menurut Ryan dan Zerah (1972) program ini termasuk dalam program layanan analisis individual. Semua kegiatan ini harus diadministrasikan dalam organisasi bimbingan yang efektif dan efisien.

2.4.1 Pengumpulan Data

Informasi tentang diri anak harus diberikan secara berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan proses pendididkan dan tujuan bimbingan. Hal ini berarti bahwa informasi tentang anak harus dikumpulkan sepanjang waktu dan harus menggambarkan perkembangan pribadi anak. Ryan dan Zerah (1972) menyebutkan 5 kategori data yang harus dikumpulkan, yaitu:

1.      Data identitas diri anak: meliputi nama, tempat tinggal, tanggal lahir, agama, jenis kelamin, nama orang tua, pekerjaan orang tua, tempat tinggal orang tua, nama-nama saudara, dan sebagainya

2.      Catatan hasil sekolah: meliputi prestasi anak di sekolah, baik akademis maupun non akademis. Data ini diharapkan dapat menunjukkan hubungan prestasi sekolah dengan potensi belajar.

3.      Catatan hasil tes: meliputi hasil tes prestasi yang dibakukan dan hasil tes kemampuan belajar serta sifat-sifat kepribadiannya.

4.      Laporan penilaian diri: meliputi banyak data pribadi anak yang dapat diperoleh melalui otobiografi, buku harian, lembaran rating diri sendiri, check list, dan inventori tingkah laku.

5.      Laporan lain yang berguna: meliputi laporan dari dokter, guru, orang tua, dan teman sebayanya. Laporan ini merupakan sumbangan yang berarti untuk data diri anak.

Sumber data di atas dikumpulkan dalam rangka membantu siswa untuk semakin mengerti dirinya sendiri dan membantu para ppendidik memahami anak didiknya.

2.4.2 Pencatatan Informasi

Semua data yang telah dikumpulkan harus diproses untuk dianalisis,dan dibuat gambarannya secara keseluruhan tentang pribadi anak. Tugas ini merupakan tanggung jawab pengola bimbingan.

Semua data harus dicatat dengan rapi, terorganisir, dan bertjuan agar dapat membantu setiap siswa untuk mengembangkan dirinya secara penuh. Gambaran diri anak yang tidak lengkap dapat mengakibatkan tindakan petugas sekolah menggunakan dasar pemikiran yang salah.

Catatan kumulatif harus melukiskan keadaan diri anak secara keseluruhan dan kontinu sehingga tampak perkembangannya. Jadi semua dimensi anak dicatat secara kumulatif, termasuk kelemahan dan kelebihannya serta semua pengalaman yang berguna. Dari catatan kumulatif inilah para petugas bimbingan dapat memehami diri anak, dan anak dapat mengerti dirinya sendiri secara utuh.

2.4.3 Penyimpanan Informasi

Jika cacatan kumulatif merupakan alat pencatatan yang efektif dan dapat melayani tujuan bimbingan, secara esensial alat pencatatan ini harus disimpan dalam satu tempat yang mudah dijangkau oleh pemakai sistem pencatatan ini. Kartu yang mengatur penyimpanan catatan kumulatif ini dapat disusun menurut abjad dan disimpan dalam lemari arsip dan dekat dengan kartu pusat.

2.4.4 Penggunaan Informasi

Layanan analisis individual bermaksud untuk membantu setiap siswa untuk mengerti dirinya sendiri dan menjadi dirinya sendiri serta mengambil keputusan sendiri. Para siswa bebas menilai informasi tentang dirinya sendiri dan berdasarkan informasi lingkungn, mereka dapat mengambil keputusan yang lebih baik untuk perkembangannya. Tentu saja staf bimbingan memberikan bantuan bagaimana menggunakan informasi pribadi untuk pengambilan keputusa, atau perencanaan masa depannya. Penggunaan lainnya adalah untuk orang tua, guru, konselor, dan kepala sekolah agar mereka lebih memahami diri anak didiknya dan dengan demikian mereka dapat menyediakan lingkungan yang dibutuhkan oleh anak atau yang dapat mendukung perkembangan anak. Bagi sekolah, mengetahui pengalaman-pengalaman belajar yang efektif dan efisian serta lingkungan sekolah yang kreatif dapat dipakai  untuk memajukan perkembangan yang sehat untuk setiap siswa.

2.5 Penyusunan Program Bimbingan di Sekolah

Untuk menyusun suatu program bimbingan ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, diantaranya:

1. Susunlah program bimbingan yang relevan dengan kebutuhan bimbingan di sekolah. Karena dengan program yang relevan dengan kebutuhan ini, akan dapat berfungsi sesuai tujuan yang ingin dicapai. Untuk itu perlu diadakan inventarisasi masalah dan kebutuhan anak di sekolah. Kemudian ditentukan prioritas penanganan masalah atau kebutuhan yang akan dilayani.
2. Mempertimbangkan sifat-sifat khas sekolah, yaitu jenis sekolah, ukuran sekolah, sifat atau tujuan sekolah, guru-guru (perhatian, kesibukan, kemampuan), murid-murid dengan berbagai persoalan dan sikap. Lingkuangan tempat sekolah juga dapat menentukan sifat masalah dan kebutuhanya, umpamanya sekolah di kota besar, di desa, di lingkungan orang berada atau miskin.
3. Hendaknya diadakan inventarisasi berbagai macam fasilitas yang ada, termasuk didalamnya petugas bimbinagn yang telah ada sebagai pelaksana program bimbingan ruangan yang telah tersedia dan dapat dipergunakan dan kemungkinan untuk bisa dikembangkan, dana yang akan dipergunakan untuk memperlancar jalanya layanan bimbingan di sekolah.
4. Hendaknya ditentukan program kerja yang terinci dan sistematis dalam program bimbingan di sekolah berdasarkan masalah-masalah yang secara mendesak harus ditangani. Program kerja harus member jawab atas permasalahan atau berbagai kebutuhan yang ada.
5. Hendaknya ditentukan personalia,pembagian tugas, dan tanggung jawab yang merata dengan mempertimbangkan berbagai factor, yaitu: kemampuan, minat, kesempatan, dan bakat yang dimiliki oleh staf sekolah yang ada.
6. Menentukan organisasi, termasuk didalamnya ialah cara kerja dan kerja sama dalam mewujudkan program bimbingan, cara berfungsinya tim atau personalia, hirarkinya (hubungan denganpetugas-petugas lainya). Hal yang harus diingat bahwa bentuk organisasi atau pola organisasi yang dipilih harus disesuaikan dengan kondisi yang ada di sekolah bersangkutan (tenaga yang tersedia, potensi/kemampuan yang dimiliki oleh petugas). Semuanya ini berpulang kepada efisiensi kerja untuk mencapai suatu tujuan.
7. Hendaknya diadakan evaluasi program bimbingan yang gunanya untuk mengecek seberapa jauh rencana dan pengaturan kerja itu dapat dilaksanakan, dan seberapa jauh pula program kerja yang dapat direalisasikan. Ditinjau pula relevensi hasil kerja, efisiensi dan kelancaran kerja dari berbagai kelemahan yang ada supaya dapat mengadakan berbagai macam perubahan, melengkapi program bimbingan berikutnya. Maka dari itu, usaha untuk membuat suatu program bimbingan mutlak diperlukan kegiatan evaluasai.
8. Isi atau kegiatan yang diprogramkan, tidak hanya menyangkut bahan yang hendak disajikan tetapi juga metode penyajian maupun kegiatan penunjangnya, misalnya untuk menangani masalah banyaknya murid yang membolos, perlu sebelumnya diadakan penelitian lebih dahulu mengenai sebab-sebabnya kemudian bari dipikirkan cara penangananya.

Langkah berikut perlu dilakukan dalam menyusun program bimbingan:

1.      Menginventarisasi masalah dan kebutuhan yang ada. Seharusnya yang diperhatikan adalah masalah yang riilmdihadapi murid atau kebutuhan murid sehubungan dengan masa perkembanganya. Inventarisasi hendaknya didasarkan pada pengamatan yang teliti atau menggunakan metode kuesioner, wawancara, checklis, dan sebagainya.

2.      Menentukan prioritas masalah atau kebutuhan yang akan ditangani lewat program bimbingan, prioritas ini perlu ditentukan mengingat kemampuan dan tenaga yang ada.

3.      Menentukan tehnik atau kegiatan dan pendekatan menolong yang tepat dengan masalah atau kebutuhan yang hendak ditangani tadi

4.      Menentukan pelaksanaan untuk masing-masing kegiatan yang hendak dilakukan dalam rangka pelaksanaan program bimbingan

5.      Evaluasi kerja dilakukan setelah lewat kurun waktu kerja yang telah ditentukan, apakah untuk jangka waktu satu semester ataukah satu tahun.

BAB III

PENUTUP

3.1  Kesimpulan

3.2  Saran

Dalam hal ini konselor haruslah mampu melaksanakan organisasi bimbingan dan mengetahui pola organisasi yang ada di sekolah agar nantinya ketikan melaksanakan bimbimbingan dapat berjalan dengan baik dengan disertai adanya proses pemahaman tentang pengumpulan, pencatatan, penyimpanan, dan penggunaan informasi. Serta konselor juga harus faham tentang cara penyusunan program bimbingan yang ada di sekolah, karena dengan program yang relevan dengan kebutuhan maka akan dapat berfungsi sesuai tujuan yang ingin dicapai

DAFTAR PUSTAKA

-          Djumhur dan mohammad surya.1975. Bimbingan dan penyuluhan di sekolah (guidance & counseling). Bandung: C.V. ilmu

-          Ridwan. 2004. Penanganan efektif bimbingan dan penyuluhan di sekolah. Yogyakarta: Pustaka pelajar

-          Slameto. 1988. Bimbingan di sekolah. Jakarta: bina aksara

-          Tohirin. 2007. Bimbingan dan konseling di sekolah dan madrasah. Jakarta: raja grafindo persada

-          Walgito, Bimo. 1993. Bimbingan dan penyuluhan di sekolah. Yogyakarta: Andi offset